Любой работающий человек знает, что такое трудовая книжка. И что записи в этом документе подтверждают трудовой стаж, который важен для выплат по больничному и выхода на пенсию, тоже знают все. Но работники отделов кадров часто, заполняя трудовую книжку, делают ошибки, которые чреваты серьезными неприятностями для владельца документа. Что делать в таких ситуациях? Конечно, исправлять запись. И, конечно, не самостоятельно. В этой статье мы расскажет о том, как исправить запись в трудовой книжке, соблюдая требования законодательства.
Что такое трудовая книжка?
Итак, что же такое трудовая книжка? Согласно закону нашей страны трудовая книжка является официальным документом установленного образца, который подтверждает трудовую деятельность и стаж работника. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года №225. Этим же постановлением утверждены Правила ведения трудовых книжек, согласно которым в документ должны быть внесены: сведения о работнике, сведения о выполняемой работе, переводах на другую работу, награждениях, увольнениях. При этом все записи должны быть внесены в книжку на русском языке и подтверждены указанием номеров приказов, распоряжений, постановлений.
В трудовой книжке есть три раздела:
- титульный лист;
- сведения о работе;
- сведения о награждениях.
И для каждого из разделов предусмотрены свои правила заполнения. Обязательным же является то, что все записи должны быть внесены перьевой, гелевой или шариковой ручкой с чернилами синего, черного или фиолетового цвета, без сокращений. При этом даты должны указываться арабскими цифрами в формате: число – 00, месяц – 00, год – 0000.
Нормативные документы
При заполнении трудовых книжек, а также при внесении в них исправлений, стоит руководствоваться следующими нормативными актами:
- Трудовым кодексом РФ (имеется в виду та часть, в которой говориться о формулировках, которые можно вносить в трудовую книжку).
- Правилами ведения и хранения трудовых книжек - пункты 26-30 (они утверждены постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» ).
- Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.
Правила и порядок исправления ошибок в трудовых книжках
Согласно Правилам ведения трудовых книжек при первичном заполнении документа исправления вообще не допускаются. Это значит, что если на первом месте работы человека при заполнении трудовой книжки работником отдела кадров были ошибочно внесены какие-то данные, то испорченный бланк подлежит уничтожению, а взамен заполняется новый. Что же касается прочих исправлений, то они допускаются, но при условии правильного внесения исправлений без использования корректора.
Все вносимые в трудовую книжку исправления можно условно разделить на:
Изменения. Изменения допускаются на титульном листе книжки. Их вносят тогда, когда возникает такая необходимость. Например, при изменении фамилии, имени, даты рождения и прочих анкетных данных. Чтобы внести изменения, нужно аккуратно, одной чертой зачеркнуть старую информацию и записать новые данные. При этом обязательна ссылка на документ (например, свидетельство о браке или разводе и прочее). Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки (нужно указать наименование документа, его номер и дату выдачи, а также заверить запись подписью ответственного работника и печатью организации). Но если речь идет не о смене фамилии, а о допущенной ошибке в написании имени или отчества, то при первичном заполнении бланк просто уничтожается, а при обнаружении ошибки другим работодателем, работнику будет предложено обратиться в суд для установления принадлежности трудовой книжки. А потом на основании решения суда неверно записанное имя будет исправлено и указана ссылка на документ.- Дополнения. Разрешенные изменения (правильней называть их дополнениями) касаются квалификации и профессии работника, которые указываются на титульном листе. Часто бывает, что сотрудник в процессе работы в учреждении получает образование и защищает диплом. И тогда в трудовой книжке следует дополнить строки «Образование» и «Специальность». Там, после первоначальной записи следует через запятую внести новую (уровень образования, профессию) на основании предоставленного диплома. Зачеркивать в этом случае ничего не нужно, а дополненная запись говорит о том, что работник повысил свою квалификацию. При этом не нужно указывать ссылку на документ об образовании на внутренней стороне обложки трудовой книжки, как это делается при внесении исправлений в информацию на титульном листе бланка. Но иногда работодатель, у которого сотрудник работал в момент получения диплома, забывает внести дополнение в трудовую книжку. В этом случае их должен внести следующий работодатель.
- Исправления. Что же касается исправлений, то они, как правило, касаются сведений о работе или награждениях. В этих разделах зачеркивания не допускаются, а все исправления производятся через признание неправильной записи недействительной и внесение новой записи. Это значит, что для того чтобы исправить запись в трудовой книжке, нужно сначала указать, что: «Запись за таким-то номером (указывается номер неверной записи) является недействительной», а потом внести правильную запись и указать основание для нее (приказ, распоряжение, постановление). Кроме того, если работнику в книжку ошибочно внесена запись об увольнении за нарушение трудовой дисциплины, то он имеет право требовать выдачи дубликата книжки, в котором такой записи не будет.
Чтобы не думать, как исправить запись в трудовой книжке, уже уволившись с прежнего места работы, нужно заранее внимательно ознакомиться с документом и, найдя ошибки, обратиться в отдел кадров по поводу их исправления.
